Kenapa? Karena dari sidang/rapat inilah akan keluar keputusan yang mengikat dan akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang terlibat di dalamnya, dan dari keterjebakan keputusan yang dihasilkan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat:
1. Tempat/ruangan
2. Waktu
3. Agenda acara/pembahasan
4. Perlengkapan dan peralatan
5. Peserta
6. Tata tertib
7. Pimpinan sidang/rapat
8. Keputusan/kesimpulan sidang/rapat
Tempat Sidang. Perlu diperhatikan tempat berlangsungnya sidang/rapat yang memadai. Jangan melangsungkan pertemuan yang penting di tempat dimana tidak bisa berlangsung dengan baik karena persoalan gangguan, tidak nyaman, format atau posisi peserta, tidak tersedianya sarana penunjang dan sebagainya.
Waktu Sidang. Demi disiplin sidang faktor waktu mesti diperhatikan. Jangan sampai sidang berlangsung tanpa ada kepastian waktu, harus ditentukan durasi, dimulai dan diakhiri serta kapan waktu istirahat jika sidang berlangsung lama. Para peserta harus displin dengan persoalan waktu.
Agenda Pembahasan. Sebelum sidang/rapat berlangsung para peserta harus sudah tahu materi apa yang akan dibahas. Jangan sampai peserta menduga-duga maksud pertemuan, ketidakjelasan agenda pembahasan membuat sidang/rapat bisa ngelantur kemana-mana. Kalau tidak ada agenda yang jelas, maka itu kongkow-kongkow namanya, bukan bersidang.
Perlengkapan/Peralatan. Siapkan apa saja perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan. Jika sidang/rapat berlangsung di tempat yang luas maka diperlukan pengeras suara. Dalam sidang formil perlu juga disiapkan palu untuk memutuskan/menetapkan hasil sidang/rapat.
Peserta. Siapa saja yang boleh mengikuti persidangan, dan apakah dibolehkan peninjau. Siapa yang punya hak bicara (menyampaikan pendapat) dan punya hak suara (membuat keputusan).
Tata Tertib. Harus diatur apa yang boleh dan tidak boleh, etika dan aturan main persidangan.
Pimpinan Sidang/Rapat. Pimpinan bisa dari pimpinan organisasi atau ditunjuk oleh peserta sidang. Tergantung dari jenis sidang/rapat itu sendiri. Pimpinan sidang/rapat haruslah orang yang mengerti teknik bersidang/rapat. Sukses atau gagalnya persidangan sangat ditentukan oleh keahlian dan kecakapan pimpinan. Banyak sidang berlangsung chaos dan amburadul karena kesalahan pimpinan. Pimpinan haruslah mempunyai sifat-sifat kepimpinan, berwibawa, peka, disiplin, bisa mengelola konflik, santun dan sifat-sifat positif lainnya. Pokoknya pimpinan harus bisa mengarahkan sidang ke arah keputusan secara efektif dan efisien.
Keputusan/Kesimpulan Sidang. Output product dari persidangan/rapat adalah keputusan atau menghasilkan kesimpulan. Keputusan yang dibuat tidaklah bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, diusahakan memuaskan semua pihak. Hendaknya keputusan yang dibuat mengedepankan asas musyawarah untuk mufakat, jangan langsung ambil voting. Voting adalah cara terakhir jika musyawarah-mufakat tidak tercapai.
sumber : http://hensyam.wordpress.com/2007/08/15/teknik-bersidangrapat/
